2014年2月発行 No.22
発送作業で４つの改善をおこないました
東京都心で27cmの積雪という20年ぶりの記録的大雪となった２月８日。その1週間後の２月14日に、またしても27cmの大雪に見舞われ東京の交通網はマヒしてしまいました。15日は研修日に振当てていたのですが、電車の運行休止で出勤できないスタッフがいたほどでした。一部歯科医院様におきまして、患者様のアポイントに間に合わない事態がおこってしまい大変申し訳ございませんでした。
スリービーでは、宅急便にて受注・納品をおこなっておりますが、「指定の時間に荷物が届かなかった」、「送り先を間違えてしまった」等のトラブルで、歯科医院様にご迷惑をおかけしたことがありました。お預かりした大切なお荷物を、患者様のアポイントまでに確実にお届けするために、先生方からのご指摘をもとに発送作業において４つの改善をおこないました。
運送業者の統一
発送時間、納品時間によって複数の運送業者を使い分けていましたが、「指定時間通りに届かない」「問合せの電話が繋がらない」という問題がおこることがありました。そこで、このような問題がおこらないように、発送は安心感のある業界大手のヤマト運輸に統一することにしました。
新品の送り箱
使いまわしの送り箱には古いシールなどが貼ってあるので、運送業者による仕訳ミス、発送ミスを誘発してしまう可能性がありました。現在スリービーでは、新品の送り箱を使用し、また、印刷された送り状を使用することで、極力外部のミスを減らせるように心がけています。歯科医院様で専用の通い箱を用意して頂いた場合には、古いシールを剥がしてから発送するようにしました。
チェック体制の改善
確認漏れがおこる可能性を減らすために、工程を３つに分けて複数人が携わる環境を整えました。それによって、多重チェックをおこなうことが出来るようになり、更に各チェック項目を徹底することでエラーを未然に防げれるようになりました。
発着メールサービス
ご希望頂いた歯科医院様を対象に、弊社のお荷物の受け取り時、発送時に連絡メールを差し上げるサービスを始めました。
以上の改善をおこなった結果、誤送などのトラブルはなくなりました。しかし、今回のような大雪時の対策など取り組むべき課題はたくさんあります。よりよいサービスをご提供できるように、今後も先生方の声に耳を傾けながら、１つずつ改善していきたいと思います。
